Elektronische Akte

eAkte, Bildrechte: kebox,fotolia

Eine moderne, effiziente Verwaltung ist nur möglich durch den Einsatz von Informationstechnik. Dies gilt insbesondere für das E-Government, das nur dann sinnvoll genutzt werden kann, wenn elektronische Eingänge medienbruchfrei, also durchgehend elektronisch, verarbeitet werden können. Hierbei müssen jedoch die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Aktenführung eingehalten werden, die vollständig und nachvollziehbar das Verwaltungshandeln dokumentiert.


Für den Einsatz einer elektronischen Akte ist die Überführung der Prinzipien der Aktenführung auf die elektronische Welt nötig. Diese beschreiben z.B. die Ordnung von Dokumenten in Akten und Vorgängen, deren Zugriff, Aufbewahrung, Archivierung und Aussonderung und die dazu notwendig Ordnungskriterien wie Akten- und Geschäftszeichen.


Die E-Akte bildet zusammen mit der E-Vorgangsbearbeitung und der E-Zusammenarbeit das „elektronische Verwaltungshandeln“. Hierbei wird die E-Akte um formale wie informelle Abstimmungsprozesse erweitert.


Die Einführung der E-Akte verbindet eine Vielzahl von organisatorischen wie technischen Fragestellungen. Hierzu gehören die die Klärung der rechtlichen Vorgaben und Rahmenbedingungen, die barrierefreie Bereitstellung der elektronischen Akte und sowie der Datenschutz und die Datensicherheit. Technische Aspekte sind die zuverlässige, revisionssichere Ablage von Dokumenten, die Realisierung von Zugriffsrechten, die Suche in großen Dokumentenmengen oder die Integration der E-Akte in die Arbeitsumgebung der Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter.


Hierbei hat sich weitgehend die Betrachtung der E-Akte als ein modularer Baustein für E-Government durchgesetzt, der durch standardisierte Schnittstellen zielgenau die Funktionen der Schriftgutverwaltung und der Abstimmungsprozesse der IT-gestützten Verwaltung und E-Government-Anwendungen zur Verfügung stellen kann.